Aarhus Kommune

Aarhus kommune


Vi varetager service og drift af Aarhus Kommunes netværk. Derudover er det vores fornemmeste opgave at sikre, at Aarhus Kommune hele tiden er på forkant med den teknologiske udvikling. På den måde bliver vi en samarbejdspartner frem for blot en leverandør


  • Udfordringer

    • Drift af den samlede netværksløsning (LAN, WAN, WLAN, sikkerhed og DHCP) bestående af mere end 5.500 enheder fordelt på  900 lokationer med over 35.000 porte
    • Høje driftsomkostninger
    • Mangelfuld dokumentation
    • Manglende SPoC i forhold til leverandører, der benytter Aarhus-nettet

  • Løsning

    • Overtagelse af det fulde driftsansvar for netværket
    • Garanti for konstant oppetid i netværket samt overholdelse af aftalte reaktions- og løsningstider
    • Ved hjælp af vores Service Management System opsamles alle relevante data i netværket, så vi kan holde øje med alle enheder knyttet til Aarhus-nettets lokationer og opkoblinger
    • Fast tilknyttet og dedikeret Service Delivery Manager
  • Værdi

    • Levering af en række proaktive ydelser, der sikrer, at kunden hele tiden er på forkant med den teknologiske udvikling
    • Outsourcing til erfaren driftsleverandør sikrer, at løsningen følger med den teknologiske udvikling på området

Når leverandøren bliver en samarbejdspartner

Se videoen og hør Rasmus Ry Nielsen, Digitaliseringschef i Aarhus Kommune, fortælle om deres erfaringer med at outsource service og drift af deres netværk.

"Det er simpelthen så ironisk, men et af de største succeskriterier, jeg overhovedet kan komme i tanke om for sådan en leverandørtransition, det er, at ingen lægger mærke til, at vi har gjort det. Hvis vi ikke havde skrevet det ud på medarbejderportalen inden, så tror jeg ikke, at nogen havde vidst, at vi havde skiftet driftsleverandør”, Rasmus Ry Nielsen, Digitaliseringschef for Borgmesterens Afdeling i Aarhus Kommune.


Aarhus Kommune

Landets næststørste kommune

Aarhus Kommune er med sine 323.893 indbyggere og 469.56 km² Danmarks næststørste kommune kun overgået af Københavns Kommune.

Kommunen beskæftiger 30.000 ansatte og er dermed kommunens største arbejdsgiver og et af landet største offentlige arbejdsgivere. De 30.000 medarbejdere er fordelt på 800 lokationer inden for kommunens geografi.


Aarhus Kommune

Når leverandøren bliver en samarbejdspartner


Aarhus Kommune har med årene gjort sig mange gode erfaringer omkring livet som drift- og service-udbyder. Som offentlig organisation kommer de ikke udenom de jævnlige udbudsrunder, og det har gjort kommunen til en erfaren spiller inden for outsourcing-disciplinen. Ifølge Aarhus Kommunes Digitaliseringschef Rasmus Ry Nielsen kan et stærkt fokus på at skabe gode tætte relationer samt gensidig respekt og åbenhed mellem parterne resultere i et langt mere værdifuldt samarbejde med leverandøren. Et samarbejde med potentiale for mere end blot service og drift af netværket.

En moden udbyder
Kommunens outsourcing-historik tog sin begyndelse i år 2000, hvor enkelte interne main-frame-ydelser blev outsourcet. Tre år senere valgte kommunen at outsource drift og service af deres LAN i forbindelse med, at der skulle trækkes fiberkabler i hele byen, og fem år senere, i 2008, outsourcede kommunen drift og service på både LAN, WAN, WLAN og sikkerhed som en samlet løsning.   

Erfaringen fra tidligere udbudsrunder betød, at kommunen var godt klædt på, da de i forsommeren 2013 valgte at sætte drift og service af deres samlede netværksløsning i udbud igen.

”Outsourcing er ikke en videnskab – det er en erfaring. Vi har lært meget af tidligere udbudsrunder. Vores udbudsmateriale er blevet bedre, fordi vi er langt mere skarpe i vores krav til leverandøren i dag, end vi har været tidligere. Det gør sammenligningen mellem besvarelserne nemmere, og det skaber ikke mindst transparens i, hvad der foregår”, fortæller Rasmus Ry Nielsen, Digitaliseringschef for Borgmesterens Afdeling i Aarhus Kommune og fortsætter:   

”Samme omhyggelighed havde vi også, da vi valgte Axcess, som vores nye drift- og serviceleverandør i sommeren 2013. Vi tog os tid til en afdækningsfase inden overtagelsesprocessen for alvor gik i gang, hvor vi sammen med Axcess sikrede os, at der var fuld enighed om kontraktens indhold og krav”.

Ærlighed og en fælles samarbejdsfilosofi
Overtagelsesprocessen handlede ikke kun om test og driftsprøver men i høj grad også om, at parterne lærte hinanden at kende. Der var en klar enighed om, at der skulle bygges en både faglig og social relation op både imellem de to projektteams fra hhv. Aarhus Kommune og Axcess men især også imellem de service- og drift-folk, der skal have kontakten i hverdagen, når kommunens brugere indberetter sager om netværket til servicedisken, som dernæst videresender dem til Axcess’ serviceteam. 

”Det er dér, at samarbejdet virkelig skal stå sin prøve, og har man en god relation til sin modpart i henholdsvis Axcess og i kommunen, så glider samarbejdet langt bedre”, fortæller Rasmus og fortsætter:   

”Det er simpelthen så ironisk, men et af de største succeskriterier, jeg overhovedet kan komme i tanke om for sådan en leverandørtransition, det er, at ingen lægger mærke til, at vi har gjort det. Hvis vi ikke havde skrevet det ud på medarbejderportalen inden, så tror jeg ikke, at nogen havde vidst, at vi havde skiftet driftsleverandør”.   

Transitionsforløbet frem til Axcess’ officielle driftsovertagelse den 1. november 2013 var efter Rasmus’ mening et ”smukt projekt”, der bar præg af, at der var styr på tingene, tydelighed og en klar fælles samarbejdsfilosofi.   

”Det handler med andre ord om ærlighed, tillid og respekt. Når udfordringerne eller problemerne opstår, så stoler begge parter i langt højere grad på at samarbejdet kan bære, og at der kan findes en løsning”, fortæller John Zimmer, Axcess’ konsulentdirektør i vest og tilføjer:   

”Det har været tydeligt at mærke for Axcess’ team, at Aarhus Kommune er en moden og erfaren udbyder. Det handler ikke om dem og os, men om samarbejdet”.

Et netværk med spændende fremtidsperspektiver
Det gode tætte samarbejde har ikke kun resulteret i en problemfri overtagelse og en efterfølgende stabil drift og service men også i et helt nyt projekt. Både kommunen og Axcess måtte i månederne frem til overtagelsesdatoen erkende, at det eksisterende netværk ikke ville kunne bære de stadigt stigende kapacitetskrav.  

En konstruktiv dialog samt en grundig analyse af hele netværket ledte parterne frem til, at det, i stedet for at ændre selve kontrakten, gav mere mening at designe og modernisere kommunens WAN-netværk til at kunne møde fremtidens krav til kapacitet, skalerbarhed, tilgængelighed og sikkerhed.   

Samtidig med at Aarhus Kommune får et splinternyt Cisco-netværk, skal Axcess også levere nyt LAN og WLAN til kommunens 50 skoler.  

”Skoleelever og lærere ude på skolerne udgør ca. 50.000 brugere. De nye krav om, at hver bruger skal have kapacitet til tre devices – PC, telefon og iPad, stiller kæmpestore krav til netværket”, fortæller Rasmus og fortsætter:   

”Det er et voldsomt stort netværk med rigtig mange lokationer. Udover skolernes brugere er der ca. 11.000 brugere i kommunens børnehaver, genbrugsstationer, ældrecentre og sociale institutioner. Men antallet stiger, for WLAN’et sætter brugerbegrebet under pres. Nu er der fx ældre, der sidder med iPads på internet-cafeerne og skal hjælpes i gang med at bruge Digital Signatur, og de skal have et ordentligt gæstenetværk”.   

Rasmus Ry Nielsen har med resten af sit team samt regionen, universitetet og videncenteret Alexandra-instituttet sat fokus på, hvordan det nye netværk og de store mængder data, som netværket kan opsamle, kan bruges intelligent og skabe det som i Cisco-termer kaldes en Smart City. Projektet hedder Smart-Aarhus og er lige nu stadig i en afdækningsproces, hvor de samarbejdende parter undersøger, hvordan borgere, kommunen og virksomhederne kan bruge byens data til at skabe værdi for alle parter.   

”Der er helt bestemt nogle meningsfyldte anvendelsesmuligheder, og der er nye veje at udforske sammen med Axcess, Cisco og deres Smart Cities-teknologier”, fortæller Rasmus og afslutter:   

”Det er interessant, når et samarbejde, der starter med bare at handle om driftsydelser går hen og bliver til et samarbejde om strategisk forretningsudvikling”. 

her er vores samarbejdspartnere